Darum prüfe, wer sich langfristig bindet – Tipps für den Erwerb einer Betriebssoftware

Heutzutage gibt es auch im Beauty-Sektor eine Vielzahl von Software-Angeboten. Deswegen wollen wir Spa- und Instituts-Betreibern die Entscheidung erleichtern und Kriterien aufzeigen, die man bei der Suche nach einem geeigneten System nicht vernachlässigen sollte. Zunächst stellt sich die Frage nach Art und Umfang der angebotenen Leistung. Generell gilt es herauszufinden, für wie viele Endgeräte die erworbene Lizenz einsetzbar ist, ob Updates im Preis inbegriffen sind und ob weitere Serviceleistungen wie Hotline, Schulungen sowie Datensicherung vom Hersteller angeboten werden. Wer bereits einen Computer oder ein Tablet besitzt, sollte unbedingt darauf achten, dass das neue Programm mit den vorhandenen Geräten kompatibel ist. In Bezug auf den PC bedeutet das zum Beispiel die Unterstützung von Windows oder Apple OS X. Bei Tablets lautet die Frage dann entsprechend: Android (z. B. Samsung) oder iOS (Apple iPad/iPhone).

Zusätzliche Geräte für einen reibungslosen Ablauf
r einen vollständigen Kassenbetrieb im Institut benötigt man möglicherweise noch weitere Geräte wie Kassenschublade, Bondrucker, Barcodescanner etc. Es lohnt sich also nachzufragen, dass solche Geräte vom Hersteller unterstützt oder sogar mitgeliefert bzw. angeboten werden. Beim Thema Kasse gibt es zudem strenge gesetzliche Auflagen, was die Prüfungssicherheit und Unveränderbarkeit der Daten angeht. Hierzu berät man sich am besten mit einem Steuerberater und lässt diesen das ausgewählte Programm prüfen.
Grundsätzlich sollte das System netzwerkfähig, also der Betrieb mit mehreren Arbeitsplätzen möglich sein. Hat das Institut oder das Spa derzeit keinen Bedarf dafür, könnte es dennoch irgendwann sinnvoll sein, verschiedene Arbeitsplätze am Empfang, in der Kabine und im Büro zu haben. Dabei ist auch darauf zu achten, dass in diese verschiedenen Arbeitsplätze ggf. mit Unterschiedlichen Geräten ausgestattet werden sollen: Z.B. ein PC mit großem Bildschirm am Empfangstresen, ein Tablett in der Kabine oder auch eine Verknüpfung zum Mobiltelefon.
Einen Schritt weiter gehen Systeme, die mit
Cloud-Technologie arbeiten und Daten über das Internet austauschen. Beliebte Funktionen wie die Online-Terminbuchung, bei der die Kunden selbst Termine anfragen, mit automatischer Terminerinnerungen per E-Mail, SMS und neuerdings sogar per WhatsApp sind nur mit solchen Systemen sinnvoll umsetzbar.

Terminbuchungen übers Internet erwünscht?
Wird eine Online-Terminbuchung angeboten, sollte man sich die Umsetzung und die Integration in die Homepage und/oder Facebook-Seite anschauen. Im einfachsten Fall gibt der Kunde einen Wunschtermin an und das System sendet daraufhin eine E-Mail mit dieser Information. Fortgeschrittenere Systeme ermitteln anhand des tatsächlichen Terminplans die Terminvorschläge für den Kunden und legen diese dann auch direkt im Terminkalender mit allen erforderlichen Informationen wie Anwendung, Mitarbeiter und Kabine an. Bei der Art der Terminvergabe gibt es noch weitere Unterschiede: Vorteilhaft ist es, wenn das System ein so genanntes Clustering vornimmt, also die Termine so vergibt, dass möglichst wenige Lücken im Kalender entstehen.
r die Terminplanung selbst ist entscheidend, welche Parameter das System verarbeiten kann. Werden zum Beispiel Vor- und Nachrüstzeiten unterstützt, Doppelbelegungen effektiv verhindert und lassen sich Kabinen, Geräte und Mitarbeiter in einem Termin verbuchen? Sinnvollerweise können Anwendungen an bestimmte Mitarbeiter, Kabinen oder Geräte gekoppelt werden, sodass dies bei der Terminvergabe automatisch berücksichtigt wird. Eine Arbeitszeiterfassung mit Urlaubsplanung, Soll- und Istzeiten ist in vielen Fällen direkt in das System eingebunden. Dafür ist dann kein zusätzliches Programm nötig. Des Weiteren sollte man sich erkundigen, wie die Abrechnung von Terminen im Kassensystem angelegt ist. Wie werden die Anwendungen und Produkte verbucht? Gibt es die Möglichkeit Rabatte zu erfassen, eine Gutscheinverwaltung und welche Zahlungswege wie Barzahlung, EC oder Rechnung werden unterstützt? Um das Kassenbuch vollständig im Computer zu führen, müssen Ausgaben, Einlagen und Entnahmen verbucht werden können sowie ein Kassenprotokoll und eine Funktion für den Kassenschnitt bzw. Tagesabschluss vorhanden sein.

Standardisiert und/oder individuell?
r die Verwaltung und Planung ist es nötig, dass das System entsprechende Möglichkeiten zur Auswertung der Umsätze, Verkaufszahlen und Auslastung anbietet. Besitzt es Standardauswertungen und kann man zudem individuelle Auswertungen anlegen? Ist ein Export der Daten, zum Beispiel in eine Excel-Datei,glich und lassen sich alle wichtigen Zahlen schnell finden? Datenaustausch mit anderen Systemen, wie einer DATEV-Schnittstelle für die Ausgabe von Abrechnungsdaten an den Steuerberater oder die Option der Auswahl von Adressdaten für Marketingaktionen, ist mit vielen Programmen möglich oder sollte zumindest nachrüstbar sein. Für den Einsatz im Spa-Bereich eines Hotels kann auch eine Schnittstelle zum Verwaltungssystem des gesamten Hauses sinnvoll sein, um Anwendungen und Produkte direkt auf die Hotelrechnung zu buchen.
Sicher hat jeder Betrieb auch eigene Kriterien, nach denen dann die Auswahl getroffen wird. Generell lohnt es sich, vorab Testversionen auszuprobieren und zu vergleichen, ob die gewünschten Anforderungen erfüllt werden und man hinsichtlich Bedienung, Sicherheit und Optik mit dem Programm zufrieden ist. Wer in Ruhe prüft, wird am Ende mit einem gut funktionierenden System belohnt.

 

Online Buchungen sind verbindlich!

Gemäß § 312 g Abs. 2 Nr. 9 BGB ist der Widerruf eines Vertrages für die Erbringung von

a)      Dienstleistungen

b)      im Zusammenhang mit Freizeitbetätigungen,

c)       wenn der Vertrag für die Erbringung einen spezifischen Termin oder Zeitraum vorsieht,

ausgeschlossen.

Unstrittig liegen bei einer Online-Buchung eines Termins bei einer Kosmetikerin die Voraussetzungen zu a) und c) vor. Fraglich könnte allenfalls sein, ob es sich um einen Termin zur Freizeitbetätigung handelt. Die Kommentierung versteht unter Freizeitbetätigung jedes Handeln, welches nicht in Verbindung mit einer beruflichen Tätigkeit – und sei es auch nur zur Vorbereitung – steht. Demnach darf auch davon ausgegangen werden, dass ein Termin bei einer Kosmetikerin als Freizeitbetätigung gewertet wird. Folglich kann für einen über das Internet gebuchten Termin bei einer Kosmetikerin kein Widerruf erklärt werden.

Voraussetzung hierfür ist freilich, dass ein Vertrag überhaupt zustande gekommen ist. Ein gebuchter Termin muss – ohne Abweichung vom Antrag – bestätigt worden sein.

RA Yves Strauch (über ICADA)

 

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